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檔案的實(shí)體案卷或文件的完整性需要檢查和加固性處理
當(dāng)案卷或文件有規(guī)格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動(dòng)實(shí)體修整工作，以確保檔案實(shí)體平整清潔，適于數(shù)字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質(zhì)檔案實(shí)體高質(zhì)量進(jìn)入掃描設(shè)備。加固性整理，一般指對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格檔案、破損檔案、過(guò)脆檔案進(jìn)行襯頁(yè)、托裱等，進(jìn)一步保護(hù)和延長(zhǎng)實(shí)體壽命。
檔案整理中的人工立卷和現(xiàn)代化方式緊密結(jié)合
在人工立卷的過(guò)程中，企業(yè)檔案整理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過(guò)于繁瑣，河北企業(yè)檔案整理，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過(guò)長(zhǎng)的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過(guò)使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，企業(yè)檔案整理公司，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過(guò)程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存零散文件組織整理工作的效率。
積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀
積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開(kāi)始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，企業(yè)檔案整理方案，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫(xiě)成書(shū)面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個(gè)作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。
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